Numberland - New Processes, New Materials

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    Wir analysieren, optimieren und dokumentieren Prozesse, die oft nicht im QM-Handbuch stehen,und bringen ihnen das Laufen bei ... We analyse, optimize and document processesoften not covered by quality management handbooks, and teach them to run ...
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Und wie laufen Ihre Prozesse?

 

Walking

 

Lernen Sie, wie auch bei Ihnen Geschäftsprozesse automatisiert werden können, die ausserhalb der direkten Wertschöpfungskette liegen und in vielen Fälle trotz ihrer Bedeutung nicht im QM-Handbuch stehen.

 


Erste Schritte

Spätestens mit der Einführung eines Qualitätsmanagement-Systems (QM-Systems) wird in einer Organisation über die IT-Unterstützung von Geschäftsprozessen nachgedacht. In vielen Fällen ist die Reihenfolge jedoch eher umgekehrt; die Automatisierung von Prozessen hält Einzug, lange bevor überhaupt über ein QM-System zum Einsatz kommt. In der Regel geschieht dies auch ganz unspektakulär dort, wo viele gleichartige, oft einfach strukturierte Vorgänge zu bearbeiten sind:

  • Warenbestellung,
  • Wareneingang,
  • Auftragsbearbeitung,
  • Buchhaltung, und
  • Kommunikation mit Kunden.

Der Begriff Prozessoptimierung spielt in diesem Stadium meistens noch keine Rolle.

 

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Einführung eines QM-Systems

Mit der Einführung eins QM-Systems (z. B. ISO 9000) ändert sich jedoch in der Regel der Blickwinkel; Geschäftsprozesse werden erstmalig im Zusammenhang betrachtet, wobei in der Regel die Prozesse der direkten Wertschöpfungskette im Fokus stehen:

  • Angebotsbearbeitung,
  • Auftragsabwicklung,
  • Einkauf, Warenannahme und Lager,
  • Fertigung und Lieferung, und
  • Kundenservice.

Die wichtigsten (d. h., die mit den größten Fallzahlen) der oft in Form eines Flussdiagramms dokumentierten Abläufe werden anschließend automatisiert, wobei ganz unterschiedliche IT-Systeme zum Einsatz kommen:

  • CRM-Systeme (Customer-Relationship-Management), für die Kommunikation mit Kunden,
  • ERP-Systeme dann, wenn es sich um produzierende oder Handelsunternehmen handelt, und
  • Groupware-Systeme oder Wikis für die interne Kommunikation.

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Bild 1: Prozessmanager für Sugarcrm

 

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Bild 2: OpenERP Verkaufsprozess

 

Anschließend wird in der Regel viel Zeit damit verbracht, den störungsfreien Datenaustausch zwischen den Systemen zu ermöglichen.

 

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IT-Unterstützung von Entwicklungsprozessen

Wesentlich schwieriger fällt den meisten Organisationen die IT-Unterstützung von Prozessen auf dem Gebiet der Entwicklung von Produkten oder Dienstleistungen. Wenn überhaupt werden Entwicklungsprozesse mit Wikis oder Groupwaresystemen mit dem Ziel unterlegt, die Kommunikation der beteiligten Mitarbeiter zu optimieren.

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Bild 3: TikiWiki - Bestandsaufnahme für eine EFQM-Selbstbewertung

 

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Bild 4: egroupware

 

Die Unterstützung von Entwicklungsprozessen ist in der Regel die Domaine von Projektmanagementsystemen (PMS), wenn es darum geht, Zeiten, Ressourcen und Kosten im Griff zu behalten. Die Vorgehensweise hat ohne Zweifel dann ihre Berechtigung, wenn es sich nicht um Prozesse, sondern wirklich um Projekte handelt, also um Vorgänge, die so noch nicht oder zumindest nicht oft durchgeführt worden sind.

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Bild 5: openproj

 

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Automatisierung von Entwicklungsprozessen

Handelt es sich jedoch um Vorgänge, deren Ablauf im Prinzip bekannt ist, ist eine Prozessautomatisierung aus folgenden Gründen von Vorteil:

  • Prozessbeteiligte können auf Wunsch daran erinnert werden, dass an einer bestimmten Stelle eine Reaktion von Ihnen erwartet wird. Nichts wird vergessen. Die Automatisierung eines Entwicklungsprozesses unterscheidet sich dadurch von der methodischen Unterstützung durch eine APQP-Liste (APQP: Advanced Product and Quality Planning) mit Excel, die dem Verantwortlichen zwar zu jedem Zeitpunkt eine Momentaufnahme des aktuellen Zustands liefert, ihn jedoch nicht davon entlastet, notwendige Maßnahmen zu ergreifen. Allein dieser Umstand bedeutet im Tagesgeschäft oft eine nicht zu unterschätzende Entlastung der Mitarbeiter.
  • Am Arbeitsplatz der Prozessbeteiligten ist nur ein Browser erforderlich, weil die Anwendung zentral auf einem Webserver abläuft. Prozesse über Organisationsgrenzen hinweg sind deshalb kein Problem.
  • Wie mit einem PMS können Termine, Kosten und Ressourcen überwacht werden.
  • Kommunikation und Dokumentenaustausch über Organisationsgrenzen hinweg erfolgen in vielen Fällen mit Email, weil dabei keine durchgängige IT-Infrastruktur notwendig ist. Der inhaltliche Zusammenhang zwischen einzelnen Nachrichten geht dabei jedoch oft ebenso verloren wie der Zusammenhang zwischen Dokumenten, die an ganz unterschiedlichen Stellen beim jeweiligen Anwender vor Ort gespeichert werden.
  • Eine Nachvollziehbarkeit von Entscheidungen oder Zuständen ist so nur sehr schwer möglich.
Mit der bei uns verfügbaren Lösung sind folgende zusätzliche Vorteile verbunden:
  • Prozesse, die sich als Flussdiagramm mit Papier und Bleistift zeichnen lassen, können mit nur wenig Mehraufwand auch automatisiert werden. Der dafür erforderliche Zeitaufwand beträgt nicht Tage bis Wochen, sondern Stunden bis Tage, weil dafür eine grafische Benutzeroberfläche zur Verfügung steht.

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Bild 6: APQP-Prozess, mit rein serieller Abfolge der Arbeitsschritte
  • Prozessinhalte (was muss getan werden, damit die Tätigkeit vollständig ist) und –logik (in welcher Reihenfolge sollen Arbeitsschritte erledigt werden) lassen sich getrennt voneinander behandeln. Sind z. B. Prozessinhalte bereits bekannt, weil Entwicklungsprozesse bisher mittels APQP überwacht wurden, können diese Inhalte weiterhin in gewohnter Weise dokumentiert und einzelnen Aufgaben zugeordnet werden. Die Ablauflogik kann davon unabhängig in kurzer Zeit festgelegt und ohne großen Zeitaufwand wieder geändert werden. Die Bilder sechs und sieben zeigen zwei gegensätzliche Varianten des inhaltlich gleichen APQP-Prozesses, wobei einmal eine streng serielle Abfolge (Arbeitsschritt "B" kann erst begonnen werden, wenn Arbeitsschritt "A" beendet ist, d. h., die Reihenfolge ist wichtig), und einmal eine vollständig parallele Abfolge (an allen Arbeitsschritten "A", "B", "C", "D" und "E" kann zeitgleich gearbeitet werden, d. h., die Reihenfolge ist bedeutungslos) dargestellt ist. Alle denkbaren Zwischenstufen sind ebenso ohne großen Aufwand machbar.

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Bild 7: inhaltlich der selbe APQP-Prozess wie im Bild zuvor, jedoch mit paralleler Abfolge der Arbeitsschritte
  • Berechtigungen und Verantwortlichkeiten lassen sich für jeden einzelnen Arbeitsschritt getrennt festlegen
  • Sie können weiterhin dokumentenbasiert arbeiten, und haben damit alle extern benötigten NAchweise zur Verfügung
  • Ein einmal entworfener Prozess lässt sich beliebig oft starten, wobei jede Ausprägung des Prozesses sich unabhängig von allen anderen in einem bestimmten Zustand befinden kann.
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Und so geht´s ...

Und so gelangen Sie in nur wenigen Schritten zu Ihrem automatisierten Geschäftsprozess, wobei sie als Hilfsmittel nur Papier und Bleistift benötigen:

  • Arbeitsschritte und ihre Inhalte definieren,
  • Entscheiden, ob Ergebnisse der Arbeitsschritte mit (eventuell bereits bestehenden) Dokumenten oder mit Webformularen dokumentiert werden sollen,
  • Zuständigkeiten festlegen,
  • Verknüpfung der Arbeitsschritte festlegen,
  • fertig.

Wir

  • erstellen die Arbeitsschritte mit Hilfe einer grafischen Benutzeroberfläche
  • verknüpfen sie in der von Ihnen gewünschten Art und Weise
  • definieren die verlangten Zuständigkeiten, und
  • gewähren Ihnen Zugang zum fertigen Prozess auf unserem Server.

Prozessautomatisierung in typisch einem Arbeitstag!

 

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